E-postforskriften regulerer arbeidsgivers adgang til å lese e-post i den e-postkasse som arbeidsgiver har stilt til disposisjon for arbeidstaker. Dette gjelder kun e-postkasse til bruk i arbeidet ved virksomheten.
Hva reguleres?
Det er ikke bare e-post som reguleres av forskriften men også arbeidsgiver adgang til gjennomsøking av og innsyn i arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanettverk og i andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til rådighet. Overvåking av internettvirksomhet, mobiltelefon etc. er altså også omfattet av denne forskriften, men ikke informasjon som ligger på fellesområder.
Gjelder reglene bare mens jeg er ansatt?
Reglene gjelder både overfor nåværende og tidligere arbeidstakere, samt andre som har utført arbeid for arbeidsgiver. Når arbeidsforholdet opphører, skal arbeidstakers e-postkasse mv. avsluttes og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomhetens skal slettes innen rimelig tid.
Når kan arbeidsgiver lese e-posten?
Arbeidsgiver har bare rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakers e-postkasse:
a) når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten,
b) ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Til punkt a): Her er hensynet til virksomhetens forsvarlige og rasjonelle drift ivaretatt. Ved fravær så kan det være berettiget med innsyn hvis det er helt nødvendig. Eks. kan være at det er fare for fristoverskridelse i forhold til pågående eller nye prosjekt.
Til punkt b): Her kan tenkes mistanke om illojal adferd overfor arbeidsgiver og straffbare forhold som ulovelig materiale og fildeling.
Hva hvis det foreligger berettiget mistanke, skal jeg varsles?
Arbeidsgiver skal ikke søke tilgang før arbeidstaker er varslet om at dette vil bli gjort. I varslet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor det skal foretas innsyn og arbeidstaker skal så langt som mulig gis adgang til å være til stede under gjennomføringen.
Hva skjer hvis arbeidsgiver skaffer seg uberettiget tilgang?
Det er Datatilsynet som ilegger bøter for overtredelse av e-postforskriften. Eksempel på bøtenivå er rundt kr 75.000,-. Vet du at din arbeidsgiver eller tidligere arbeidsgiver har skaffet seg uberettiget tilgang til din e-post, så klages altså saken inn til Datatilsynet. Tilsynet mottar fra fem til ti klager pr måned.